El departamento inicialmente declaró que el informe era «falso», pero correos electrónicos revelan que el personal reasignó algunas solicitudes después.
A raíz de una investigación de CBC que reveló que miles de solicitudes de inmigración habían sido asignadas a cientos de IDs de ex empleados y códigos temporales, el gobierno federal realizó una importante revisión y limpió su sistema global de solicitudes para asegurar que ninguna fuera «olvidada», según ha sabido CBC News.
Ahora, Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá (IRCC) dice a CBC News que ha terminado con la práctica de usar IDs de oficiales inactivos como contenedores virtuales para solicitudes, con el fin de asegurar que «ningún expediente caiga en el olvido».
El 12 de diciembre de 2022, CBC informó por primera vez que IRCC estaba asignando decenas de miles de solicitudes a «usuarios inactivos» en su Sistema Global de Gestión de Casos (GCMS), utilizado para procesar solicitudes de ciudadanía e inmigración.
Los datos mostraron que en febrero de ese año, 59,456 solicitudes «abiertas, pendientes o reabiertas» habían sido asignadas a 779 códigos que representaban una mezcla de códigos temporales y ex empleados, algunos de los cuales habían iniciado sesión y procesado expedientes por última vez más de una década atrás.
Después de no proporcionar inicialmente una respuesta a CBC dentro del plazo establecido, IRCC explicó, tras la publicación de la historia, que había reutilizado códigos pertenecientes a usuarios inactivos como un método de organización y retención de solicitudes para la siguiente etapa del proceso. IRCC también dijo que los datos obtenidos por CBC solo proporcionaron una breve instantánea de un sistema complejo. Nuevos detalles salen a la luz
Casi dos años después de que se publicara esa historia, y un año y medio después de que CBC solicitara documentos, IRCC finalmente publicó una solicitud de acceso a la información que contenía más detalles.
A pesar de que los funcionarios negaron en ese momento que las solicitudes estuvieran «en el limbo», correos electrónicos obtenidos por CBC muestran que algunas solicitudes vinculadas a empleados que ya no estaban en la agencia fueron reasignadas a empleados activos en las semanas posteriores a la historia de CBC.
También parece que el personal cuestionó la eficiencia de su propio sistema de gestión de expedientes.
«Está bien internamente, pero queremos evitar … más ojos sobre esto», dice un correo electrónico de un empleado de IRCC cuyo equipo marcó el uso de esos códigos como un problema. Presionado en el Parlamento después de que CBC publicara la historia, el entonces ministro de inmigración Sean Fraser dijo que «las acusaciones de que los expedientes estaban con oficiales que no existen son inequívocamente falsas».
En una sesión informativa técnica proporcionada unos días después a CBC, un funcionario de IRCC insistió nuevamente en que la premisa de la historia original era «inherentemente falsa», y dijo que ninguna de las solicitudes había sido olvidada.
«Ningún expediente en ningún momento del proceso se queda sin atención», dijo el funcionario por teléfono el 15 de diciembre de 2022.
Pero los correos electrónicos revelan que ese mismo día, la oficina del subsecretario adjunto de IRCC emitió una tarea a nivel de red a sus oficinas de procesamiento para revisar la lista publicada por CBC.
Un asesor senior pidió a los equipos asegurarse de que todos los expedientes asignados a usuarios inactivos estuvieran siendo procesados, y confirmar si mantenerlos asignados a esos IDs «todavía tenía sentido».
«El objetivo era asegurar que todos los expedientes estuvieran en curso y avanzando (y no olvidados porque estaban asignados a un ID de usuario que nadie estaba vigilando)», explicó el asesor más tarde en otro correo electrónico.
«La preocupación son los usuarios inactivos y los expedientes que pueden haberse perdido», explicó otro funcionario a su equipo. Solicitudes reasignadas, IDs ‘desactivadas’
Varios equipos informaron que habían reasignado algunas solicitudes y «desactivado» algunos IDs de usuario inactivos en los días posteriores al informe de CBC.
Por ejemplo, la oficina de IRCC en Windsor, Ontario, encontró una solicitud de ciudadanía abierta «asignada a un empleado que se fue» a principios de 2022.
«Esta solicitud ha sido reasignada al actual tomador de decisiones de nivel 2», dice el correo electrónico. El equipo de Hamilton y Niagara dijo que un caso abierto «ahora está asignado a un usuario activo».
La oficina de Ottawa dijo que «actualizaría la lista para eliminar a cualquier empleado que ya no estuviera trabajando» allí, y se «enfocaría en las 5 personas identificadas en el informe, pero actuará proactivamente en otras salidas en 2022».
En otra oficina, el personal «revisó y corrigió» los expedientes.
«Todos … asignados a un ID de usuario inactivo han sido revisados y reasignados», escribieron. «Procesaremos y corregiremos en las próximas semanas».
Los trabajadores también encontraron inconsistencias y marcaron algunas solicitudes que parecían haber sido canceladas, «no cerradas correctamente» o asignadas incorrectamente.
«Para mí, eso no tiene sentido», escribió un asesor senior preguntando por qué los expedientes «seguían en» una oficina en Sydney, N.S., pero asignados a trabajadores de otro equipo.
«¿Qué deberíamos hacer con estos IDs de usuario?», preguntó otro empleado. También encontraron varias solicitudes «fantasma».
«Basado en un muestreo rápido, creo que muchas de estas son solo solicitudes fantasma varadas por varias razones, pero me gustaría ver si podemos revisar estas solicitudes para asegurarnos de que ninguna se haya perdido por alguna razón», dice un correo electrónico.
Personal cuestiona el sistema
El personal de IRCC e incluso algunos líderes cuestionaron si el sistema de gestión de expedientes tenía sentido, con uno preguntando: «¿Por qué estamos usando el código de un empleado anterior?»
El director general de operaciones de TI de IRCC respondió: «No puedo comentar por qué estamos usando el código de un empleado anterior, pero confío en que la información recibida es precisa».
Sin embargo, algunos equipos ya habían señalado este problema desde octubre de 2022, y habían pedido al equipo de GCMS que creara contenedores genéricos en lugar de usar «códigos personales» como marcadores temporales.
«Necesitamos presionar a GCMS para que estos códigos sean creados y activados para su uso», dice parte de un correo electrónico redactado de noviembre.
Ese miembro del personal incluso ofreció su propio ID de usuario para que se utilizara como una solución temporal para asegurar que los códigos utilizados como contenedores temporales provinieran de «empleados actuales».
Después de la publicación de la historia original de CBC, un director asistente señaló esa cadena de correos electrónicos anterior, sugiriendo una «investigación más profunda sobre la gestión de la carga de trabajo».
Un asesor senior sugirió más tarde que IRCC emprendiera un «proyecto» en 2023 «para tratar de sacar a todos de los IDs de usuario inactivos y cambiar a contenedores genéricos para evitar que aparezcan preguntas y confusiones similares nuevamente». Los funcionarios también cuestionaron si los equipos de TI «limpiaban» el sistema «con regularidad». Inicialmente, ni siquiera el director general de operaciones de TI estaba seguro de la respuesta a esas preguntas.
«Tenemos un proceso en marcha iniciado por [el equipo de operaciones] (si mal no recuerdo)», escribió el funcionario de TI en un correo electrónico el 12 de diciembre de 2022. «Recuerdo que hace unos años hicimos una auditoría que incluía este proceso. Estoy revisando mi bandeja de entrada».
Un funcionario de operaciones reiteró más tarde que TI «parece estar indicando que hay un proceso en marcha … pero no puede decir con certeza si se ha seguido».
IRCC ya no usa IDs inactivos
IRCC rechazó una solicitud de entrevista de CBC para discutir esta nueva información.
En un correo electrónico, reveló que cuatro meses después de la historia de CBC, entre abril y mayo de 2023, el departamento hizo la transición al uso de «IDs genéricos» para organizar las solicitudes en su sistema de procesamiento.
IRCC dijo que creó 125 nuevos IDs genéricos y que añadirá más según sea necesario.
«Todos los posibles IDs de usuario inactivos fueron reasignados sistemáticamente a los recién establecidos IDs del Centro de Responsabilidad (RC) genéricos», dijo IRCC el viernes.
«Esto asegura que los expedientes no caigan en el olvido cuando los oficiales se ausentan inesperadamente». Mientras tanto, una solicitante de residencia permanente (PR) entrevistada por CBC para la historia original dijo que recibió su PR solo cuatro meses después de que se publicara.
«Es un poco decepcionante», dijo Andrea Bote, cuyo caso fue asignado al código RA9519 en ese momento.
Según correos electrónicos, RA9519 fue uno de los siete IDs bajo los cuales los expedientes fueron listados incorrectamente como pertenecientes a la oficina de Sydney, N.S. Luego fueron transferidos al equipo correcto durante la revisión.
«Espero que esto lleve a una revisión aún mejor … siendo más proactivos en resolver estos problemas en lugar de reaccionar», dijo Bote el jueves.
La abogada de inmigración Jamie Liew, quien ha señalado la opacidad del sistema de IRCC, dijo que es bueno que el departamento haya revisado los expedientes, incluso si fue reaccionando a la atención de los medios.
«Dicho esto, sería bueno que el gobierno fuera más transparente sobre lo que está haciendo ahora … en lugar de que esta [última] información salga a la luz a través de una solicitud de [acceso a la información]», dijo Liew.
«Hay personas reales detrás de estos expedientes», recordó Liew a los burócratas. «Las vidas de las personas están en juego, y [su] futuro y sus planes».
Fuente: https://apple.news/AChrsESpBRtKxWU8Ks9akMw
